¿Qué necesito saber antes de implantar Odoo?
Consejos para tomar buenas decisiones y ahorrar problemas

¿Necesito un nuevo ERP?

Implantar un nuevo ERP es una decisión compleja, y surgen muchísimas dudas sobre  las posibilidades de la nueva herramienta, la gestión del cambio, el histórico de datos y expectativas de la dirección. 

Es importante conocer las limitaciones del software actual y definir las necesidades presentes y futuras. Si el sistema no permite realizar los cambios necesarios, son muy costosos y requiere de aplicaciones externas conectadas, quizás sea el momento de plantear un cambio. 

Un ERP debe ser capaz de aglutinar todas las necesidades y departamentos de la empresa, no ser simplemente un "backend" que conecta todo lo demás para emitir facturas. 

También es habitual que el sistema de gestión esté muy obsoleto, o sea incapaz de gestionar muchos datos con un buen rendimiento. En estos casos plantear un cambio es recomendable.

Odoo ofrece todas la funcionalidad para la gestión integral de la empresa, y de la mano de un buen implantador, el éxito está asegurado.

¿Que debería tener en cuenta?

Suponemos que se ha elegido Odoo (es la base de este artículo) sobre otras opciones de mercado como Dynamics NAV (anteriormente Navision), SAP (versión Business One también) que también habría que analizar.

Lo primero es solicitar una demo y plantear las necesidades actuales y futuras de la empresa. No hay que dar por sentado nada, y lo mejor es recopilar un listado de dudas y consultas para realizar al implantador. Durante la preventa, deberíamos conseguir el mayor acercamiento posible al producto que buscamos. Odoo es un software altamente personalizable que se construye instalando los módulos necesarios para adaptarse a cada cliente. Un implantador experimentado contará con la experiencia necesaria para enseñar el producto adaptado a las necesidades de la empresa.

En la primera fase lo importante es adecuar las expectativas y el alcance de lo que vamos a obtener. El presupuesto deberá ir acorde a dicho alcance.

Especialmente en proyectos de más envergadura, es conveniente definir el MPV (producto mínimo viable) y las fases de implantación, y adecuarlas al calendario de trabajo de la empresa. No es realista que una empresa de distribución tenga planificado un cambio de sistema el 1 de enero y sus trabajadores tengan que recibir formación en la campaña de ventas de Navidad. El MPV debería debería cumplir las necesidades básicas para empezar a utilizar el sistema. Si la gestión actual es un ecosistema de aplicaciones puede ser buena idea sustituir la más prescindible por Odoo para que los usuarios se vayan familiarizando. Cuanto antes se empiece a utilizar el sistema, aunque haya otras fases/áreas por implantar, más fácil será proceso.

¿Odoo Community o Enterprise?

Otra de las dudas habituales es la elección de "versión" de Odoo. Aunque esta cuestión está analizada con mejor detalle en "Odoo Community vs Enterprise", la decisión no es tan importante como pueda parecer porque es algo totalmente reversible. Dado que la Community no tiene coste de licencias, sería recomendable comenzar el proyecto con ésta, y si en algún momento futuro se quisiera cambiar a Odoo Enterprise, se podría hacer sin ninguna complicación. También se puede cambiar a Odoo Community desde Enterprise, aunque en este caso el gasto ya estaría hecho.

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