Caso de éxito: Montra

Detrás de cada máquina que diseña, fabrica e instala Montra hay un proyecto que exige coordinación precisa, trazabilidad de horas y control de costes desde el primer presupuesto hasta la puesta en marcha final. Montra se especializa en el diseño, fabricación, instalación y puesta en marcha de dispositivos, máquinas y sistemas de transporte y almacenaje. Una actividad tan exigente que durante años intentó gestionarse con herramientas fragmentadas y, en su núcleo más crítico, con hojas de cálculo.

El desafío

Montra ya utilizaba algunas herramientas digitales para tareas concretas: software de facturación y aplicaciones independientes para registrar compras o gastos. Pero el grueso de su operativa, la gestión de proyectos, vivía en Excel. En un entorno donde cada proyecto es un encargo complejo con múltiples fases, equipos, materiales y plazos, trabajar con hojas de cálculo no es solo incómodo: es un riesgo real.

La información estaba dispersa. No había un sistema que conectara los presupuestos con la ejecución, ni que permitiera ver en tiempo real el estado de cada proyecto, las horas imputadas, los costes acumulados o las tareas pendientes. Cada departamento tiraba por su lado, y cruzar datos para obtener una visión completa requería tiempo y trabajo manual.

A esto se sumaba que los cálculos de presupuesto, por la complejidad técnica de sus proyectos, se realizaban fuera del sistema de gestión, con herramientas especializadas o directamente en hojas de cálculo. El resultado era un flujo de información discontinuo que dificultaba la toma de decisiones y multiplicaba las posibilidades de error.

La solución: Odoo en el centro de la ingeniería

Montra apostó por una implantación integral de Odoo que pusiera fin a la dispersión y convirtiera la gestión de proyectos en el eje central de toda la operativa. El objetivo no era solo digitalizar procesos: era tener por primera vez una visión unificada y en tiempo real de todo lo que ocurre en la empresa, desde que llega un encargo hasta que el sistema queda instalado y funcionando en casa del cliente.

Gestión de proyectos: del Excel al centro de operaciones

• Implantación del módulo de proyectos como núcleo de toda la actividad, sustituyendo definitivamente las hojas de cálculo por un sistema estructurado y colaborativo.
• Desarrollo a medida para que cada proyecto concentre toda la información relevante: fases, tareas, responsables, plazos, costes e incidencias, todo en un único lugar accesible para el equipo.
• Imputación de horas directamente desde el sistema, lo que permite conocer en tiempo real el esfuerzo dedicado a cada proyecto y compararlo con la planificación inicial.
• Visibilidad completa del estado de cada encargo sin necesidad de consultar múltiples documentos o pedir información por correo.

Ventas y presupuestos: integración sin dobles introducciones

• Uso del módulo de ventas para la redacción y seguimiento de presupuestos, integrando el proceso comercial con la posterior ejecución del proyecto.
• Conexión entre la oferta aprobada y el proyecto generado, eliminando la necesidad de trasladar manualmente la información de un sistema a otro.
• Trazabilidad desde el primer presupuesto hasta la facturación final, con visibilidad de márgenes y rentabilidad por proyecto.

Facturación, compras y gastos: gestión financiera unificada

• Facturación integrada con los proyectos y las órdenes de venta, automatizando la generación de facturas y eliminando la gestión manual por canal.
• Registro y seguimiento de compras vinculadas a cada proyecto, con control de costes en tiempo real y visión de la situación financiera sin exportar datos ni cruzar sistemas.
• Gestión de gastos del equipo imputados directamente a proyectos, facilitando el control de rentabilidad real de cada encargo.

Personas y jornadas: control de ausencias e imputación de horas

• Gestión de ausencias y vacaciones integrada en Odoo, con visibilidad del equipo disponible para cada proyecto en cada momento.
• Imputación de jornadas laborales directamente desde la plataforma, conectando las horas trabajadas con los proyectos correspondientes y facilitando el análisis de cargas de trabajo.

Control de calidad: trazabilidad en cada entrega

• Realización de controles de calidad dentro de Odoo, integrando las verificaciones en el flujo de trabajo de cada proyecto.
• Registro histórico de controles por proyecto, lo que facilita auditorías y el cumplimiento de los estándares de calidad exigidos por clientes e industria.

Mantenimiento y flota: gestión interna bajo control

• Uso del módulo de mantenimiento para gestionar los equipos internos de la empresa, con seguimiento de intervenciones, planificación de tareas y control del estado de cada activo.
• Gestión de la flota de vehículos desde Odoo, con control de revisiones, asignaciones y costes asociados a cada vehículo.
• Una visión unificada de los recursos internos que permite anticipar necesidades y evitar paradas no planificadas.

Conclusión: De los Excels a tener el control

Montra no necesitaba más herramientas, necesitaba que las cosas funcionaran juntas. La colaboración con Domatix no fue solo una migración técnica, fue poner orden donde había dispersión y dar a la dirección la visibilidad que necesitaba para gestionar con criterio. Este caso refleja algo que vemos con frecuencia: empresas que dominan su sector pero que operan por debajo de su potencial por falta de un sistema a su altura.

Si tu empresa gestiona proyectos complejos y siente que las herramientas actuales se quedan cortas, en Domatix sabemos exactamente cómo dar ese salto sin que la operativa se resienta.