Las Naves es un centro de innovación impulsado por el Ayuntamiento de Valencia que promueve proyectos orientados al desarrollo urbano, la sostenibilidad y la innovación social. Como entidad pública, gestiona múltiples iniciativas, colaboraciones y proyectos que requieren una coordinación eficiente entre distintas áreas y una correcta gestión administrativa.
Para poder organizar estas propuestas y asegurar el seguimiento de cada iniciativa, era necesario contar con una herramienta que permitiera estructurar todo el flujo de gestión, desde la recepción de propuestas hasta su aprobación y ejecución.
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El desafío
La operativa de Las Naves gira en torno a la gestión de diferentes iniciativas y proyectos que llegan a la entidad en forma de propuestas. Estas propuestas, denominadas internamente como motivaciones, pueden abarcar desde intervenciones artísticas en espacios públicos hasta proyectos de innovación urbana o actividades relacionadas con la divulgación y la sostenibilidad.
Cada una de estas propuestas sigue un proceso administrativo que incluye la revisión por parte de supervisores, la generación de contratos y adjudicaciones, y la facturación correspondiente una vez que el proyecto ha sido aprobado y ejecutado.
Con el crecimiento de la actividad, Las Naves necesitaba dar un paso adelante en su sistema de gestión. Algunos flujos requerían demasiada intervención manual, lo que consumía tiempo en la gestión diaria de expedientes y dificultaba escalar la operativa. Además, al tratarse de una entidad vinculada al Ayuntamiento de Valencia, era imprescindible garantizar la integración con otras plataformas municipales utilizadas para la gestión administrativa.
La solución: Odoo al servicio público
Para abordar estos retos, Domatix desarrolló una solución basada en Odoo adaptada a los procesos específicos de la entidad, mejorando la gestión de expedientes y los flujos administrativos.
Módulo personalizado de gestión de expedientes
- Desarrollo a medida para gestionar el ciclo completo de las propuestas recibidas.
- Flujo estructurado que incluye partidas presupuestarias, revisión por supervisores, generación de contratos y adjudicaciones y emisión de factura.
- Toda la información de cada expediente centralizada y con trazabilidad completa
Integración con la plataforma municipal PIAE
- Conexión directa entre Odoo y la plataforma del Ayuntamiento de Valencia.
- Envío automático de expedientes y documentación asociada sin duplicar tareas administrativas.
- Coordinación fluida entre el sistema de gestión interno y las herramientas municipales.
Mejora de flujos y gestión de permisos
- Optimización de los procesos existentes para hacerlos más ágiles y adaptados a la organización.
- Gestión avanzada de roles: cada responsable revisa y valida según su nivel dentro del proceso.
- Reducción del tiempo dedicado a tareas administrativas en la gestión diaria de expedientes.
Conclusión: Gestión pública sin fricciones
La colaboración entre Las Naves y Domatix ha permitido adaptar el sistema de gestión a las necesidades específicas de una entidad pública dedicada a la innovación y el desarrollo urbano.
Gracias al desarrollo de un módulo personalizado de expedientes, la integración con plataformas municipales y la optimización de los flujos administrativos, Las Naves cuenta ahora con una herramienta que facilita la gestión de sus proyectos y mejora la eficiencia de sus procesos internos.
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Caso de éxito: Las Naves-Valencia Innovation Capital