Caso de éxito: Kontorstil

Hay empresas que llevan décadas haciendo bien su trabajo y que, precisamente por eso, tardan en darse cuenta de que sus herramientas internas se han quedado pequeñas. Kontor Stil es una de ellas. Desde 1988, esta empresa castellonense lleva equipando espacios de trabajo, tiendas y zonas contract con mobiliario de primeras marcas, consolidándose como referente en la provincia de Castellón. Treinta y cinco años de experiencia dan para mucho, pero también para acumular procesos que, con el tiempo, se vuelven un freno.

El desafío

El modelo de negocio de Kontor Stil no es sencillo. Trabajan con un catálogo amplio de proveedores y marcas, gestionan proyectos de equipamiento integral que implican coordinación entre ventas, stock y montaje, y tienen una cartera de clientes que requiere un seguimiento comercial constante. Todo eso, durante años, se gestionó a través de Excel y procesos en papel.

El problema no era que las hojas de cálculo fallaran, sino que no estaban diseñadas para crecer. El equipo comercial registraba visitas y oportunidades de venta de forma manual, sin visibilidad compartida sobre el estado de cada cliente. El control de inventario dependía de actualizaciones manuales que generaban descuadres con frecuencia. Los pedidos a proveedores y la coordinación con los proyectos de montaje se gestionaban de forma desconectada. En definitiva, la información existía, pero estaba dispersa, duplicada y poco fiable.

La solución: un ERP que se adapta al negocio, no al revés

Kontor Stil confió en Domatix para dar el salto a Odoo, y el enfoque desde el principio fue pragmático: entender cómo trabajaban realmente y construir sobre eso, sin imponer flujos ajenos a su operativa. La implementación se ejecutó en torno a cuatro áreas que concentraban los principales cuellos de botella.

CRM y Ventas

• Visión centralizada de la actividad comercial: visitas, oportunidades y historial de cada cliente en un único lugar.
• Seguimiento real del pipeline sin depender de la memoria individual de cada comercial.
• Generación de presupuestos integrada con el catálogo de productos y el stock disponible.

Inventario

• Sustitución del Excel por un sistema de gestión en tiempo real.
• Cualquier movimiento de entrada o salida registrado al momento.
• Disponibilidad real consultable sin cruzar ficheros ni llamar al almacén.

Fabricación

• Proyectos de equipamiento a medida gestionados de forma estructurada.
• Coordinación de materiales y seguimiento de cada encargo centralizado en la plataforma.
• Fin a la gestión por correos y notas sin trazabilidad.

Desarrollos a medida

• Vistas y flujos adaptados a la forma de trabajar de Kontor Stil.
• Más información disponible en los momentos clave.
• Menos pasos innecesarios en los procesos cotidianos.

Conclusión: Un ERP diseñado para la realidad de la empresa

Lo que Domatix construyó para Kontor Stil no es un sistema sofisticado ni lleno de automatismos espectaculares. Es algo más valioso en su caso: una plataforma donde ventas, almacén y proyectos hablan el mismo idioma. El equipo trabaja ahora con información fiable, los procesos son trazables y el tiempo que antes se invertía en mantener hojas de cálculo se dedica a lo que realmente importa.

Este caso refleja bien una realidad que muchas empresas medianas comparten: el mayor obstáculo para crecer no siempre es la falta de capacidad, sino la falta de visibilidad. Y eso, con el sistema adecuado y un partner que sepa escuchar, tiene solución.