Cuando pensamos en la custodia documental, imaginamos archivos ordenados, expedientes localizables en segundos y clientes con acceso inmediato a su información. Pero detrás de esa aparente sencillez hay una operación que debe ser precisa, trazable y escalable. Hoy en día, Gedsa gestiona millones de expedientes para organizaciones públicas y privadas en Valencia, Murcia y Sevilla, con un equipo de más de 50 profesionales especializados, utilizando Odoo como sistema de gestión.
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El desafío
Antes de contar con una implementación funcional de Odoo, Gedsa arrastraba una historia de frustración tecnológica. Habían intentado implantar Odoo previamente con otro partner, un proceso que no llegó a buen puerto. Años de trabajo acumulados y desarrollos poco optimizados habían convertido el sistema en algo inmanejable: la lentitud era tal que, dado el volumen de documentos que gestionan a diario, trabajar con él era insostenible.
El problema no era la herramienta, sino cómo se había construido sobre ella. Gedsa necesitaba un socio que entendiera de verdad su negocio antes de escribir una sola línea de código.
La solución: de la consultoría al sistema a medida
Frente a esta situación, Gedsa confió en Domatix para dar un giro completo a su sistema. Nuestro enfoque comenzó por donde debe comenzar siempre: entender las particularidades de su negocio. Tras una consultoría en profundidad y tres meses de desarrollo, diseñamos una solución que no solo cubría sus necesidades, sino que transformaba su operativa desde la raíz.
Inventario personalizado para la custodia documental
El módulo de inventario nativo de Odoo no estaba pensado para las particularidades de la gestión documental. Intentar meter a martillazos una funcionalidad que no casa con el flujo nativo nunca es una buena opción, por ello se desarrolló una versión a medida capaz de manejar millones de expedientes con toda su complejidad: tipología, ubicación, estado y trazabilidad completa de cada documento. El resultado es un control exhaustivo sobre cada pieza de información bajo custodia.
Portal web para clientes integrado con la operativa de ventas
Desarrollamos un portal web a medida desde el que los clientes de Gedsa pueden solicitar recogidas de documentación y consultar en tiempo real los expedientes que tienen bajo custodia. Este portal no es una aplicación independiente: está completamente integrado con el módulo de ventas nativo de Odoo, de modo que cada interacción del cliente alimenta automáticamente la operativa interna sin fricciones ni procesos manuales.
Facturación automatizada de la custodia mensual
Gestionar la facturación de millones de documentos custodiados para múltiples clientes es una tarea de alta complejidad. Configuramos un sistema que calcula automáticamente el coste mensual por cliente en función del volumen de documentación bajo custodia, eliminando tareas manuales y reduciendo el margen de error al mínimo.
Conclusión: Orden para quien pone orden en otros
La colaboración entre Gedsa y Domatix demuestra cómo una implementación técnica bien diseñada puede rescatar un proyecto fallido y convertirlo en una herramienta que realmente impulsa el negocio. Una empresa que lleva más de 25 años gestionando la información de otros tiene ahora también la suya completamente bajo control.
Este caso no solo refleja nuestra experiencia en rescatar implementaciones fallidas, sino también nuestra capacidad para construir sistemas eficientes y escalables adaptados a operativas de alta complejidad.
Si estás enfrentando desafíos con tu sistema ERP o te preguntas cómo mejorar la eficiencia de tu operativa, no estás solo. En Domatix, nos especializamos en rescatar implementaciones fallidas y diseñar soluciones a medida que cumplen donde otros no han podido.
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Caso de éxito: Gedsa