Detrás de cada botella de vino hay un proceso que exige precisión, trazabilidad y una gestión impecable desde la viña hasta el cliente final. Vegamar es una bodega valenciana con historia, vocación exportadora y un catálogo que va mucho más allá de la botella: experiencias enoturísticas, catas guiadas y visitas que han convertido sus instalaciones en un destino en sí mismo. Una operativa tan rica y diversa que durante años intentó sostenerse sobre un programa de gestión de otra época.
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El desafío
El sistema que utilizaba Vegamar era una reliquia funcional: un software de tipo MS-DOS manejado enteramente por comandos, sin interfaz gráfica, sin integraciones posibles y con una curva de aprendizaje que solo dominaban quienes llevaban años en la empresa. Funcionaba, en el sentido estricto de la palabra, pero cada tarea requería conocer los comandos exactos, los errores eran difíciles de detectar y la información quedaba atrapada en un sistema que no hablaba con nada ni con nadie.
La gestión del ecommerce añadía otra capa de complejidad. Vegamar operaba su tienda online con PrestaShop, lo que significaba que cada pedido que llegaba por web había que pasarlo a mano al sistema de gestión. Un proceso lento, propenso a errores y que consumía un tiempo valioso que el equipo podría dedicar a otras tareas. En temporada alta, la acumulación de pedidos convertía esta tarea en un cuello de botella real.
A todo esto se sumaba la gestión de las catas y visitas a la bodega, que se llevaba de forma completamente independiente y sin ninguna integración con el resto de la operativa comercial y financiera.
La solución: Odoo como sistema único para una bodega del siglo XXI
Vegamar apostó por una implementación integral de Odoo que unificara bajo una misma plataforma todo lo que antes estaba fragmentado, desconectado o directamente en papel. El salto no era solo tecnológico: era pasar de trabajar con comandos de los años 80 a tener visibilidad completa de toda la operativa en tiempo real.
Esto es lo que se logró:
Migración desde el sistema legacy y puesta en marcha integral
- Sustitución completa del programa MS-DOS por Odoo, con migración del histórico de datos relevantes para no perder la trazabilidad del negocio.
- Implantación de los módulos de fabricación, inventario, compras, ventas, eventos, eCommerce, y facturación en una única plataforma operativa desde el primer día.
Ecommerce integrado: adiós a los pedidos manuales
- Migración de la tienda online de PrestaShop a Odoo eCommerce, eliminando por completo la doble introducción manual de pedidos.
- Sincronización automática de stock, precios y catálogo entre la tienda online y el sistema de gestión, garantizando que lo que se ve en la web refleja en todo momento la disponibilidad real.
- Reducción drástica del tiempo dedicado a la gestión de pedidos web, con el consiguiente ahorro en horas de trabajo y errores de transcripción.
Venta de entradas para catas y enoturismo
- Desarrollo de un sistema de venta de entradas integrado en Odoo para gestionar las catas de vino, visitas guiadas y eventos de la bodega.
- Control unificado de aforos, reservas y facturación de las actividades enoturísticas dentro del mismo sistema que gestiona el resto del negocio.
- Visibilidad conjunta de los ingresos por venta de vino y por actividades, facilitando el análisis de rentabilidad por línea de negocio.
Fabricación e inventario vitivinícola
- Gestión de las órdenes de fabricación adaptada al ciclo productivo de la bodega, con control de materias primas, embotellado y producto terminado.
- Trazabilidad completa por lote desde la producción hasta la venta, tanto en canal físico como online.
- Control de stock en tiempo real con alertas de reposición y visión unificada de todas las referencias del catálogo.
Facturación y gestión financiera unificada
- Facturación automática vinculada a pedidos de venta, ecommerce y actividades, eliminando la gestión manual de cada canal por separado.
- Contabilidad integrada con visión en tiempo real de la situación financiera, sin necesidad de exportar datos ni cruzar información entre sistemas.
- Facturación y albaranes integrados mediante EDI para la gestión de ventas a grandes plataformas como Carrefour o El Corte Inglés.
Conclusión: De apagar fuegos a cosechar el futuro
Vegamar llegó a Domatix con un sistema que había cumplido su ciclo: sin integraciones, sin visibilidad y con una dependencia total de quienes sabían manejar sus comandos. Hoy gestiona desde una sola plataforma su fabricación, su stock, su ecommerce, su facturación y la venta de entradas para experiencias enoturísticas.
Lo que cambió no fue solo la tecnología. Cambió la forma en que trabaja toda la organización.
Si tu empresa también opera con herramientas desconectadas o un ERP que ha quedado atrás, en Domatix sabemos exactamente cómo dar ese salto sin que la operativa se resienta.
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Caso de éxito: Bodegas Vegamar