Cada septiembre, cientos de niños vuelven a los colegios de Valencia, Alicante y Castellón y se apuntan a actividades extraescolares, talleres tecnológicos o escuelas de vacaciones. Detrás de cada inscripción, cada monitor contratado y cada factura enviada al ayuntamiento de turno, hay un equipo que gestiona todo eso sin margen para el error. Ese equipo es Auca, Projectes Educatius, y durante más de dos años intentó hacerlo con un Odoo que nunca terminó de funcionar.
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El desafío
El problema no era la herramienta, sino cómo se había implantado. El proveedor anterior tenía perfil de programador, no de consultor, y esa diferencia se pagó cara: soluciones que hubo que deshacer, planificaciones que no respondían a la realidad del negocio y un proyecto que acumulaba meses sin avanzar. Mientras tanto, Auca seguía gestionando una plantilla de entre 300 y 400 trabajadores según la época del año, facturando a administraciones públicas a través de FACe y coordinando una actividad formativa que no encajaba en ningún módulo estándar. Todo eso sobre una base inestable, en versión 14 Community.
La solución: un Odoo para la educación
Domatix tomó el relevo y reencauzó el proyecto sobre Odoo 17, empezando por poner en orden lo que ya estaba en marcha y construyendo sobre ello con criterio.
Ventas, CRM y facturación
- Adaptación de la lógica de presupuestación a la estructura real de Auca: capas de costes con porcentajes de gestión y beneficio, sin tarifas por hora.
- Facturación electrónica con FACe integrada en el flujo comercial.
Recursos Humanos
- Ciclo completo implantado: reclutamiento, contratos, nóminas, asistencia, vacaciones y firma digital.
- Diseñado para aguantar el ritmo de contratación continua que exige una empresa de servicios educativos.
Módulo a medida de gestión de cursos y actividades extraescolares
- Construcción sobre los módulos de eventos y suscripciones de Odoo de una solución completamente adaptada.
- Inscripciones, cobro por domiciliación y control de asistencia integrados.
- Evaluaciones trimestrales y comunicación con familias desde la misma plataforma.
- Accesos diferenciados para administradores, centros y familias.
Conclusión: Bloqueo resuelto
Hay empresas cuya complejidad no cabe en una implantación estándar, y Auca es una de ellas. Una plantilla que se renueva constantemente, clientes que son administraciones públicas, una actividad educativa con lógica propia y un modelo de negocio que no se parece al de ningún otro sector. Todo eso exige algo más que configurar módulos: exige entender cómo funciona la empresa antes de tocar una sola pantalla.
Lo que Domatix aportó no fue solo la solución técnica, sino el criterio para construirla bien desde el principio. El resultado es una plataforma única que hoy integra ventas, facturación, proyectos, recursos humanos y gestión educativa, sin costuras y sin parches. Un proyecto que llevaba dos años bloqueado, funcionando.
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Caso de éxito: Auca